Papier als Datenträger ist überholt, verschwunden ist dieser Datenträger jedoch bei weitem noch nicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, aber auch schiere Bequemlichkeit führen dazu, dass in vielen Unternehmen noch größere Aktenbestände vorhanden sind. Viele hätten längst vernichtet werden dürfen, andere müssen noch Jahre verfügbar bleiben.
Hochwasser, aber auch örtliche Starkregen können für Papier sehr unangenehme Folgen haben. Vielfach machen sie die Unterlagen völlig unbrauchbar. Dies zieht meist die Meldung einer Datenschutzverletzung nach sich. Außerdem kann beträchtlicher Aufwand für die datenschutzgerechte Entsorgung der Unterlagen entstehen.
Eine regelmäßige Aktenvernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus handels- oder steuerrechtlichen Vorgaben) verringert den Aufwand für die Aufbewahrung und Sicherung von Papierunterlagen erheblich. Nach Ablauf dieser Fristen sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie nicht ausnahmsweise aus anderen Gründen noch länger benötigt werden. Ein strukturierter Prozess hierfür ist geboten. Gelegentliche „Vernichtungsaktionen“ ohne systematische Planung reichen nicht aus.
Eine systematische Digitalisierung kann den Bedarf für die Aufbewahrung von Papierunterlagen vermindern. Auch beugt eine zusätzliche digitale Kopie neben dem Papierbestand einem Totalverlust der Unterlagen bei Überflutung vor. Ein Backup der Daten auf verschiedenen Medien und an verschiedenen Orten erhöht die Wiederherstellbarkeit und damit die Verfügbarkeit der Daten.
Schließlich ist auf die „Hochwasserfestigkeit“ der Räume für die Aufbewahrung zu achten. Das gilt insbesondere bei der Aufbewahrung in Kellerräumen. Die Lagerräume sollten möglichst hochwassersicher sein. Dabei sollte ein möglicher Wassereintritt sowohl „von innen“ durch z. B. Abflüsse, Ausgüsse oder Toiletten als auch „von außen“ durch Türen und Fenster berücksichtigt werden. Wasser-Warngeräte können erste Flutungen melden und möglicherweise noch die Sicherung wichtiger Akten anstoßen.
Mit nennenswertem Aufwand für das regelmäßige Umschichten von Akten kann folgender Tipp verbunden sein: „Die Anordnung der Ablage in den Regalen kann z. B. nach Wichtigkeit und Restlaufzeit der Aufbewahrungsfrist in den Regalen von oben nach unten erfolgen. Die wichtigsten Unterlagen und solche mit langer Restlaufzeit wären dann am wenigsten durch eindringendes Wasser bedroht.“ Bei der vollständigen Überflutung eines Raumes hilft dieses Vorgehen ohnehin nicht.
Quelle: Katholisches Datenschutzzentrum Dortmund (zuständig unter anderem für die Erzdiözesen Köln und Paderborn), 6. Tätigkeitsbericht 2021, Seiten 62/63. Er ist mit der Bezeichnung „KDSA NordWest TB 6 (2021)“ abrufbar unter https://www.zaftda.de/tb-kirchen/katholische-kirche.
