Auskunftsersuchen: So lassen sich Fehler vermeiden

Rufen Sie als Datenschutzbeauftragte (DSB) den Beschäftigten bestimmte Grundsätze immer wieder ins Gedächtnis! Denn Fehler oder Versäumnisse beim Auskunftsanspruch können gravierende Folgen haben.

Auskunft nur an den richtigen Adressaten

Den schlimmsten datenschutzrechtlichen Fauxpas begehen Verantwortliche, wenn ein Auskunftsersuchen an die falsche betroffene Person gelangt. Deshalb steht an erster Stelle, die Identität der Person festzustellen, die das Ersuchen stellt.

Erwägungsgrund 64 der Datenschutz-­Grundverordnung (DSGVO) beschreibt, dass Verantwortliche alle vertretbaren Mittel nutzen sollten, um die Identität einer Auskunft suchenden Person zu überprüfen. Welche das sind, lässt die DSGVO offen. Möglich ist etwa, bei der vermutlich betroffenen Person nachzufragen oder das Antwortschreiben postalisch zuzusenden und persönlich an die betroffene Person zu adressieren.

Es gilt in jedem Einzelfall abzuwägen, welche Mittel erforderlich sind, um die Identität festzustellen. Dabei ist zu beachten, um welche Daten es sich handelt, die in der Auskunft vorkommen. Sind sensible Daten betroffen (z.B. Gesundheitsdaten, siehe Art. 9 DSGVO)? Dann sollte die Identitätsprüfung strenger ausfallen und ein großes Augenmerk auf der datenschutzkonformen Übermittlung dieser Daten liegen.

Kategorien oder konkrete ­Empfänger?

Art. 15 Abs. 1 Buchst. c DSGVO besagt, dass „die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden“, der betroffenen Person mitzute…