Der Begriff Outsourcing ist ein künstlich zusammengesetztes Wort: Outside und Ressource. Gemeint ist damit, Ressourcen anderer Anbieter zu nutzen. Man spricht auch von Auslagerung der Services bzw. Dienstleistungen, im Datenschutz von Auftragsverarbeitung.
Hierunter versteht man auch die Inanspruchnahme externer Unternehmen für Prozesse, die man im eigenen Unternehmen nicht (oder nicht mehr) durchführen will. Die Realisierungsverantwortung bekommt hierbei der Vertragspartner übertragen, der die ausgelagerten operationalen, funktionalen und organisatorischen Arbeiten übernimmt.
Es gilt in diesem Zusammenhang einige Faktoren zu beachten: Unternehmen können verschiedene Prozesse „outsourcen“, und es dafür gibt auch mehrere Beweggründe. Hier sind zunächst vor allem die IT-Dienstleistungen oder Teile davon gemeint.
Auslagern ist nicht neu: Üblicherweise vergeben viele Unternehmen Kantinendienste, die Gebäudereinigung und logistische Aufgaben.
Beim Outsourcing schließen die Vertragspartner Dienstleistungsverträge ab. Eine genaue Planung und die Fixierung der Aufgaben aller Beteiligten sind unumgänglich. Schlagworte, welche dabei auftreten, sind unter anderem Folgende:
- QoS (Quality of Service)
- SLA (Service Level Agreement)
- SLM (Service Level Management)
Der Outsourcingpartner sollte vor der Auftragsvergabe genau auf Datenschutz, IT-Sicherheit, Leistungsfähigkeit, Infrastruktur, Manpower und Zuverlässigkeit überprüft werden. Der Arbeitsumfang, die Termine und die Kosten (Preise) sind ebenfalls wichtig. Das alles müssen die Dienstleistungsverträge regeln. Im Datenschutz ist es wichtig, Verträge zur Auftragsverarbeitung abzuschließen nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Gründe für Outsourcing
Unternehmen wollen durch Outsourcing meist mehrere Ziele erreichen:
- Kosten reduzieren: Diese Anforderung nimmt zunehmend eine hohe Gewichtung ein. Doch hier gilt es, genaue Untersuchungen und Vergleiche anzustellen.
- Das eigene Personal minimieren: Damit wollen Unternehmen letztlich ebenfalls Kosten einsparen. Vielfach ist hierbei auch die Marktlage bei Fachpersonal ein Argument. Bei notwendigem Einsatz spezifischer moderner Methoden und Techniken sind Qualifikation und Erfahrung gefragt.
- Rationalisierungsbestrebungen: Diese Ziele strebt meist jedes Unternehmen an. Prozesse schneller abzuwickeln und den Gewinn zu erhöhen, sind legale Ziele.
- IT-Infrastruktur-Erweiterungen vermeiden: Stößt die Performance eines Computersystems oder des Netzwerks an seine Grenzen, fallen oft beträchtliche Investitionsarbeiten und -kosten an.
- Dienstequalität erhöhen: Fachabteilungen stellen zunehmend größere Ansprüche an die Servicequalität. Schnellere und qualifiziertere Informationen sind gefragt.
- Business Process Reengineering: Die Prozessoptimierung im eigenen Betrieb ist eine permanente Tätigkeit und oftmals die Voraussetzung für Outsourcing-Vorhaben.
- Konsolidierungen und Restrukturierungen: Durch Firmenübernahmen, Zusammenschlüsse oder organisatorischen Umbau der Firmenstruktur fallen häufig bestimmte Funktionalitäten weg.
- Auf das ursprüngliche Kerngeschäft konzentrieren: Den Umsatz zu erhöhen bzw. die eigene Marktsituation zu verbessern, sind hier die wesentlichen Beweggründe für Outsourcing.
- Strategische Marktentscheidungen: Manches Unternehmen muss sein Produktportfolio von Zeit zu Zeit überdenken. Es ist gezwungen, die eigenen Produkte oder Services den Markterfordernissen anzupassen.
- Flexibilität erhöhen: Das schnelle Reagieren auf Marktveränderungen ist für manches Unternehmen zunehmend überlebensnotwendig
Oftmals sind nur wenige Faktoren entscheidend für den Entschluss zum Outsourcing. Kosten zu reduzieren, ist z.B. für viele Unternehmen Grund genug, die IT oder zumindest Teile davon auszulagern. Doch meist liegen mehrere Gründe dafür vor, das Outsourcing ernsthaft zu erwägen.
Vor- und Nachteile beim IT-Outsourcing
Die eigene IT-Abteilung und ihre Vorteile:
- direkte Kontrolle und Steuerung
- individuelle Lösungen nach Anforderungen
- betriebliches Wissen vorhanden
- leichtere Anpassung bei Änderungswünschen
Die eigene IT-Abteilung und ihre Nachteile:
- hoher Bedarf an Fachpersonal
- Auslastungsgrenze oft erreicht
- hohe Investitionen in die Infrastruktur (Systeme, Netze)
- nicht genügende Flexibilität
Für Outsourcing spricht:
- höhere Kostentransparenz (fixe und variable Kosten)
- Abbau von Kapazitäten und Auslastungsproblemen
- Bedarf an IT-Expertenwissen lässt sich reduzieren
- Verbesserung der Diensteflexibilität
- Zusicherung von Terminen und Leistungen
Nachteile von Outsourcing können sein:
- langfristige Vertragsbindung
- Abhängigkeit vom Partner
- Geringere Einflussnahme
- Datenschutz kann leiden
- schärfere Kontrollen der Dienstergebnisse notwendig
Alle Faktoren genau abzuwägen, ist hierbei eine Notwendigkeit noch vor der Entscheidung „pro und contra“ Outsourcing.
