Datenschutzfallen im Büro

In vielen Büros gilt es als Zeichen der Transparenz: Die Tür zum Büro ist selbstverständlich offen. Nur wenn Besprechungen stattfinden, bei denen voraussichtlich auch Vertrauliches auf den Tisch kommt, schließen die Mitarbeiter die Tür.

Tage der offenen Tür – immer, nur manchmal oder nie?

Die gut gemeinte Offenheit kann aber erhebliche Nachteile haben.

Das gilt beispielsweise bei Telefonaten, bei denen die Beteiligten vertrauliche Informationen austauschen. Steht jetzt die Tür offen, kann jeder, der sich auf dem Gang befindet, einen guten Teil des eigentlich vertraulichen Austauschs mithören – und sich den Rest möglicherweise zusammenreimen.

Das können Sie als Datenschutzbeauftragter dagegen tun:

• Um ein Mithören zu vermeiden, empfehlen Sie den Mitarbeitern, einfach eine kurze Unterbrechung des Gesprächs einzuleiten („Moment, ich schließe nur rasch die Tür.“) und dann weiterzutelefonieren.
• Arbeiten im Büro mehrere Personen, prüfen Sie, ob alle Anwesenden die vertraulichen Inhalte mithören dürfen. Ist das nicht so, suchen Sie zusammen mit den Beschäftigten und deren Vorgesetzten bei einer Ortsbesichtigung nach Lösungen für vertrauliche Telefonate. Möglicherweise lässt sich für solche Gespräche ein kleiner Besprechungsraum verwenden.

Glastüren oder gläserne Seitenstreifen – und die Vertraulichkeit?

In neueren Bürogebäuden finden sich oft Glastüren oder gläserne Seitenstreifen neben der Tür. Hintergrund ist, dass Besucher bei geschlossener Tür sehen können, ob gerade eine Besprechung stattfindet. Das kann kontraproduktiv sein: Führt etwa der Datenschutzbe…