Ortsbegehungen: Wer sich nicht blicken lässt, wird übersehen

Bei Ortsbegehungen geht es nicht nur um den Schutz personenbezogener Daten, sondern auch um den Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie um die Sicherheit allgemein.

BEISPIEL: Ein Unternehmen hat Datentonnen aufgestellt, um vertrauliche Unterlagen zu entsorgen. Eigentlich sollte es genügend dieser Papierschlucker geben.

Bei der Ortsbegehung findet der DSB in einem Büro mit mehreren Beschäftigten Plastikkisten mit Unterlagen, die hier so lange aufbewahrt werden, bis „es sich lohnt“, zur Datentonne zu gehen.

Da auch Besucher und Reinigungskräfte das Büro betreten, wenn die betroffenen Beschäftigten nicht da sind, kann es sich hier um ein erhebliches Risiko für Datenschutz und Informationssicherheit handeln.

Ohne Ortsbegehung wäre dem Datenschutzbeauftragten dieses Risiko nicht bewusst geworden. Zusammen mit den Beschäftigten kann er nun nach praktikablen Lösungen suchen.

12 gute Gründe für Ortsbegehungen

Es ist aus mindestens 12 Gründen dringend zu empfehlen, den Stand beim Datenschutz sowie die Sicherheit von Betriebsgebäuden und Räumen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bei Ortsbegehungen zu überprüfen.

1. Allgemein: Stand des Datenschutzes begutachten

Bei Ortsbegehungen kommen Sie als Datenschutzbeauftragte (DSBs) und Ihre Begleiter vor Ort in die Büros und an die Arbeitsplätze der Beschäftigten. Dort können Sie sich durch Augenschein ein genaues Bild vom Stand der Umsetzung von Datenschutz und IT-Sicherheit sowie anderer zentraler Vorgaben zur Informationssicherheit machen.

Nicht selten finden Sie auch bisher Unbekanntes v…