Praxishinweise zum Kopieren von Personalausweisen
Aus Sicht des Datenschutzes ist eine Kopie des Personalausweises und dessen Speicherung unter Umständen problematisch. Denn gelangen die Informationen in falsche Hände, ist der potenzielle Schaden für den Betroffenen kaum abschätzbar.
Doch da es für viele Bundesbürger alltäglich ist, den Ausweis vorzulegen und anschließend kopieren zu lassen, setzt sich nun die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) intensiv mit dem Thema auseinander.
Information für Bürger
Das Dokument im PDF-Format wendet sich in erster Linie an Bürger, die sich darüber informieren wollen, wer eigentlich verlangen kann, dass sie den Ausweis vorlegen. Und ob es rechtlich überhaupt zulässig ist, davon eine Kopie anzufertigen.
Dazu hat die Behörde eine ganze Reihe von Situationen aus dem Alltag zusammengestellt. Somit ist die Lektüre der Broschüre auch für Mitglieder von Branchen sinnvoll, in denen sich das Ausweiskopieren als Praxis durchgesetzt hat.
Keine Verpflichtung!
Bereits in der Einleitung betonen die Verfasser, dass es keine grundsätzliche Verpflichtung dafür gibt, Kopien des Ausweises anzufertigen und anderen zu überlassen.
Wird eine Kopie angefertigt, dann ist diese dauerhaft und deutlich als Kopie zu kennzeichnen.
Zugleich weist die LDI NRW auf den Aspekt der Datenminimierung hin. Somit bleibt also zu fragen, ob überhaupt eine Kopie des Ausweises nötig ist.
Verweis auf PostIdent-Verfahren
Die Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz ist sehr ausführlich beschrieben. Dabei erfolgt ein Verweis auf das PostIdent-Verfahren. Innerhalb des Verfahrens wird der Personalausweis der betroffenen Person gescannt und somit eine Kopie verarbeitet.
Da die Datenschutzbehörden und die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die Deutsche Post AG überwacht, sind Vorlage und Speicherung zulässig.
Typische Szenarien aus dem Alltag
Das sieht indes anders aus, wenn es um den Abschluss eines Vertrags, bei der Anmeldung im Hotel oder gar um die Selbstauskunft bei der Vermietung von Wohnraum geht.
Zu jedem einzelnen Szenario erklärt die Handreichung, welche Informationen aus dem Personalausweis überhaupt verarbeitet werden dürften. Die Handreichung nennt auch gesetzeskonforme Alternativen.
So haben beispielsweise Vermieter und Makler zwar ein berechtigtes Interesse daran, sich über die Identität einer Person zu informieren. Hier genügt allerdings ein allgemeiner Hinweis, dass die Dokumente vorgelegen haben. Eine Kopie ist nicht zulässig, genauso wenig das Notieren etwa der Seriennummer.
