So verhindern Sie den Fehlversand von E-Mails

Im Januar 2012 legte ein Vorfall den Mailverkehr im Deutschen Bundestag teilweise um 30 Minuten und mehr lahm: Eine Mitarbeiterin hatte die Nachricht, wonach ein Handbuch in neuer Auflage erschienen sei, mit der Bitte beantwortet, ein Exemplar für sie mitzubestellen.

Aus Versehen drückte sie „allen antworten“ – und sandte damit mehr als 4.000 E-Mails los.

Eine Kettenreaktion …

Da auf diese Nachricht sehr viele der angeschriebenen Personen antworteten, teilweise weil sie aus dem Verteiler gestrichen werden, teilweise weil sie ihren Senf dazu geben wollten, viele aber auch „alle antworten“ drückten, hatten die Mailserver des Deutschen Bundestags an diesem Tag sehr viel zu tun, und es kam teilweise zu deutlichen Verzögerungen.

Drastische Folgen möglich

Die Mitarbeiter amüsierten sich teilweise ebenso wie die breite Öffentlichkeit. Die direkt betroffenen Personen und ein anderer Teil der Öffentlichkeit reagierten mit völligem Unverständnis.

Allein die Arbeitszeit, die für Unnützes verwendet wurde, dürfte mehrere Hundert Stunden betragen. Abgesehen davon, dass durch das Posten dieses Vorfalls auf sozialen Plattformen personenbezogene Daten in die Öffentlichkeit gelangt sind.

Offener Mailversand ist ohne Verschlüsselung kritisch

Ein unverschlüsselter Mailversand stellt schon an sich ein Risiko dar. Denn verschicken Mitarbeiter verschlüsselte E-Mails an eine falsche Adresse, kommt es wegen der Verschlüsselung im Normalfall nicht zu einer Schutzverletzung.

Das sieht ganz anders aus, wenn Beschäftigte unverschlüsselte E-Mails durch Unachtsamkeit an falsche Adressat…