Ortsbegehungen: So begutachten Sie Arbeitsplätze

Begeben Sie sich auf Streifzug durch die Arbeitsplätze im Unternehmen oder in der Behörde, sind neben den Klassikern wie „Was liegt denn so alles offen auf den Schreibtischen herum?“, „Gibt es Schredder, und werden sie auch genutzt?“, „Wie gehen die Mitarbeiter mit Passwörtern um?“ und „Sperren sie die Bildschirme, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen?“ viele andere Aspekte von Bedeutung, auf die Sie einen Blick werfen sollten.

Neben der Frage, wie die Plätze PC-technisch ausgestattet sind, sind z.B. die baulichen Gegebenheiten wichtig.

Aushänge prüfen

Der Verantwortliche, also die Geschäfts- oder Behördenleitung, muss den Beschäftigten die Vorgaben der DSGVO bekannt machen.

Ein Weg ist ein Aushang am schwarzen Brett. Das schwarze Brett eignet sich darüber hinaus, um Namen und Kontaktdaten von der oder dem DSB und von Datenschutzkoordinatoren auszuhängen. Prüfen Sie bei Ortsbegehungen gleich mit, ob die Aushänge aktuell und vollständig sind.

Außerdem sehen Sie, ob andere Aushänge unnötigerweise personenbezogene Daten aufweisen. Das ist z.B. der Fall beim Verzeichnis der Wahlberechtigten bei der Wahl zum Betriebsrat.

Nicht selten wird vergessen, dieses Verzeichnis, dessen Inhalte gesetzlich vorgegeben und gleichwohl sensibel sind, nach der Wahl zu entfernen.

Mobiliar aufnehmen

Hier sind v.a. die Zahl der Arbeitsplätze – mit und ohne PC, Notebook oder Tablet – sowie die Zahl der verschließbaren Schränke und Bürocontainer von Interesse.

Warum das? Die Anzahl an Arbeitsplätzen kann in zweierlei Hinsicht von Bedeutung sein:

• Zum einen kann es vorkommen…