Datenschutz in DATEV Unternehmen online

Bei DATEV Unternehmen online (DUO) sind die Daten in den Rechenzentren des Anbieters DATEV gespeichert. Zugriff haben die berechtigten Benutzerinnen und Benutzer des Unternehmens und der Steuerberater.

Rechte- und Rollenkonzept bei der Einrichtung planen

Aus diesem Grund ist wichtig, rechtzeitig zu planen und zu konfigurieren, wer Zugriff auf die einzelnen Funktionen und Daten haben soll. Diese Zugriffsberechtigungen müssen dokumentiert sein.

Die Einrichtung von DUO erfolgt durch den Partner des Steuerberaters oder seine IT-Abteilung. Sie müssen frühzeitig darauf achten, welche Anwenderinnen und Anwender auf die verschiedenen Bereiche der Cloud-Lösung zugreifen dürfen.

Belegzustellung konfigurieren

Bei „Belege“ lässt sich über „Einstellungen“ festlegen, wie der Upload von Belegen erfolgen soll. Gerade hier ist Sorgfalt wichtig, da an dieser Stelle viele personenbezogene Daten eine Rolle spielen.

Über „Upload Mail“ und „Konfigurieren“ lässt sich einstellen, welche Belegtypen zum Einsatz kommen und welche E-Mail-Adresse der entsprechende Posteingang dazu hat. Die Dateianhänge der E-Mails speichert DUO in dem Ordner, dem die Empfangs-Adresse zugeordnet ist. Allerdings akzeptiert DUO nur Nachrichten von Adressen, die bei „Berechtigte Absender“ hinterlegt sind. Außerdem lässt sich hier einstellen, wann DUO Benachrichtigungs-Mails verschicken soll.

Auch hier bietet sich also die Möglichkeit, über eine sorgfältige Konfiguration die Zugriffe sauber einzuschränken.

Kontoeinstellungen überprüfen

Nach der Anmeldung an DUO steht ob…