Zu Beginn sei klarstellend darauf hingewiesen, dass der Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowohl für Personalakten in Papierform als auch für die sogenannte digitale Personalakte gegeben ist. Denn der Anwendungsbereich der DSGVO ist für ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten eröffnet. Aber eben auch für nicht automatisierte Verarbeitungen, die in einem Dateisystem gespeichert werden (sollen).
Ein „Dateisystem“ ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist, und zwar unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.
Personalakte in Papierform
Da jede Sammlung von Personaldaten in irgendeiner Form nach bestimmten Kriterien zugänglich ist und eine strukturierte Sammlung darstellt, müssen Betriebe die Vorschriften der DSGVO selbstverständlich bereits für die klassische Personalakte in Papierform einhalten. Und hier fangen die Herausforderungen für viele Personalabteilungen an:
- Wo werden die Akten aufbewahrt?
- Wer hat Zugriff darauf?
- Wer darf die Personalakten unter welchen Umständen und in welcher Art und Weise einsehen?
- Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die dort enthaltenen Dokumente?
