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01. November 2024

Verarbeitungsverzeichnis zeitgemäß neu denken

DP+
Die DSGVO sieht ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VTT) vor. Dessen Aktualisierung ist jedoch nicht Aufgabe des DSB, sondern der jeweiligen Prozessverantwortlichen.
Bild: iStock.com/Galeanu Mihai
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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) dient als zentrales Nachweiswerkzeug und ermöglicht eine Übersicht über alle ­Datenverarbeitungsprozesse. Angesichts fortschreitender Digitalisierung, der Nutzung von KI und neuer gesetzlicher Anforderungen müssen Unternehmen ihr VVT regelmäßig aktualisieren.

Datenschutzbeauftragten (DSB) kommt eine Schlüsselrolle zu, wenn es darum geht, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Unternehmen sicherzustellen.

Die Rolle von DSB hinsichtlich VVT

Laut Art. 39 DSGVO sind DSB dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen, die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter zu beraten und als Schnittstelle zu den Aufsichtsbehörden zu fungieren. Es stimmt aber nicht, dass DSB verantwortlich dafür sind, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten operativ zu erstellen und zu pflegen. Tatsächlich ist es Aufgabe der jeweiligen Prozessverantwortlichen, ihre spezifischen Datenverarbeitungsprozesse zu dokumentieren und im VVT zu erfassen.

Bedeutung von ­Richtlinien und Arbeits­anweisungen

In Unternehmen sind Richtlinien, wie das VVT zu erstellen und zu pflegen ist, eine sinnvolle Unterstützung. Diese Richtlinien sollten Datenschutzbeauftragte zusammen mit den Verantwortlichen der Fachabteilungen erstellen. Sie können durchaus detaillierte Anweisungen zur Dokumentation sämtlicher Verarbeitungstätigkeiten enthalten. So lässt sich sicherstellen, dass das VVT nicht nur vollständig, sondern auch aktuell bleibt.

DSB unterstützen die Fachbereiche durch Schulungen und Beratung, um sicherzustellen, dass sie alle Datenverarbeitungsaktivitäten korrekt und vollständig im VVT do…

Eberhard Häcker
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Eberhard Häcker
Eberhard Häcker
Eberhard Häcker ist seit vielen Jahren als externer Datenschutz­beauftragter tätig. Seit 2005 ist Eberhard Häcker selbstständig mit Schwerpunkt Datenschutzberatung.
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