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Verarbeitungsverzeichnis zeitgemäß neu denken
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) dient als zentrales Nachweiswerkzeug und ermöglicht eine Übersicht über alle Datenverarbeitungsprozesse. Angesichts fortschreitender Digitalisierung, der Nutzung von KI und neuer gesetzlicher Anforderungen müssen Unternehmen ihr VVT regelmäßig aktualisieren.
Datenschutzbeauftragten (DSB) kommt eine Schlüsselrolle zu, wenn es darum geht, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Unternehmen sicherzustellen.
Die Rolle von DSB hinsichtlich VVT
Laut Art. 39 DSGVO sind DSB dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen, die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter zu beraten und als Schnittstelle zu den Aufsichtsbehörden zu fungieren. Es stimmt aber nicht, dass DSB verantwortlich dafür sind, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten operativ zu erstellen und zu pflegen. Tatsächlich ist es Aufgabe der jeweiligen Prozessverantwortlichen, ihre spezifischen Datenverarbeitungsprozesse zu dokumentieren und im VVT zu erfassen.
Bedeutung von Richtlinien und Arbeitsanweisungen
In Unternehmen sind Richtlinien, wie das VVT zu erstellen und zu pflegen ist, eine sinnvolle Unterstützung. Diese Richtlinien sollten Datenschutzbeauftragte zusammen mit den Verantwortlichen der Fachabteilungen erstellen. Sie können durchaus detaillierte Anweisungen zur Dokumentation sämtlicher Verarbeitungstätigkeiten enthalten. So lässt sich sicherstellen, dass das VVT nicht nur vollständig, sondern auch aktuell bleibt.
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