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Zwischen E-Mail-Archivierung und Löschpflichten
Wer Bewerbungsunterlagen per E-Mail entgegennimmt, während er gleichzeitig alle E-Mails revisionssicher archiviert, um seinen Aufbewahrungspflichten nachzukommen, handelt im Widerspruch zu den Löschpflichten aus der DSGVO. Wie lässt sich das Dilemma lösen?
Die E-Mail: schnell, unkompliziert, etabliert – und deshalb in vielen Unternehmen nach wie vor das bevorzugte Mittel, um Jobinteressenten und -interessentinnen zu ermöglichen, sich bei ihnen zu bewerben.
Ob sich daraus letztlich eine Einstellung ergibt oder es zu einer Ablehnung kommt, fest steht in jedem Fall: Das Bewerbungsverfahren wird zu irgendeinem Zeitpunkt beendet sein – und nach dessen Beendigung müssen Unternehmen die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Umgang mit den Bewerbungsunterlagen, die die Interessenten per E-Mail eingereicht haben, einhalten.
Vorgaben der Datenschutzgesetze
Verantwortliche dürfen nach § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) personenbezogene Daten von Beschäftigten – zu denen gemäß § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG Bewerber zählen – für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, sofern die Verarbeitung „für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses“ erforderlich ist.
Das bedeutet letztlich: Personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewebern dürfen Verantwortliche nur so lange verarbeiten – was gemäß Art. 4 Nr. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch ihre Speicherung meint –, wie es notwendig ist, um eine Entscheidung darüber zu treffen, ob sie ein Beschäftigungsverhältnis eingehen oder nicht.
Nach der Entscheidung Bewerberdaten löschen!
Ist diese Entscheidung getroffen, ist das weitere Speichern – also Verarbeiten – der eingereichten Unterlagen zu diesem Zweck nicht mehr erforderlich.
Stattdessen haben die Unternehmen Art. 17 Abs. 1 …
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